Politique de confidentialité

Cette politique explique comment Bang Tech Inc. (« nous ») traite les données personnelles dans ChatBeds : ce site, l’application web sur app.chatbeds.app et le service WhatsApp que les hôtels utilisent avec elle.

1. Qui est responsable

Pour les comptes des hôtels et leurs utilisateurs, ainsi que pour ce site, nous sommes responsable du traitement. Pour les données qu’un hôtel conserve dans ChatBeds sur ses clients et son personnel, l’hôtel est responsable du traitement et nous les traitons pour son compte et selon ses instructions.

2. Ce que nous collectons

• Données du compte : noms, adresses e-mail, numéros de téléphone et rôles des personnes qui utilisent ChatBeds, ainsi que les informations de l’hôtel.
• Données de l’hôtel : chambres, tarifs, réservations, informations des clients, paiements, tâches, stocks et historique de qui a fait quoi, tels que saisis par l’hôtel ou son personnel, ou reçus de ses canaux et partenaires.
• Messages WhatsApp : messages et messages vocaux que le personnel et les clients envoient au numéro connecté de l’hôtel, et les réponses envoyées depuis celui-ci.
• Données de facturation : l’offre, les factures et les quatre derniers chiffres de la carte. Les numéros de carte sont traités par Stripe et ne nous parviennent jamais.
• Données techniques : journaux des requêtes (comme l’adresse IP et le navigateur), conservés pour faire fonctionner et protéger le service.
• Conversations avec Ana, notre assistante vocale : ce que vous dites à Ana, ce qu’elle répond et ce qu’elle fait pour vous. Votre voix est traitée en temps réel pour vous comprendre et vous répondre, et n’est jamais enregistrée ni stockée. Une transcription texte est conservée 90 jours, pour poursuivre une conversation, vous aider si vous contactez l’assistance et améliorer Ana ; le personnel de ChatBeds n’en ouvre une que pour aider, et chaque ouverture est consignée. Ana vous demande votre accord avant de vous écouter pour la première fois. Sur notre site, avant votre inscription, nous conservons aussi un identifiant aléatoire et une empreinte à clé (jamais l’adresse elle-même) de votre adresse IP, afin de limiter le temps de conversation quotidien des visiteurs avec elle.
• Clients devant l’écran de réception d’un hôtel (Ana à la réception) : lorsqu’un hôtel utilise Ana à son comptoir, l’hôtel est responsable du traitement des données de ses clients et ChatBeds les traite pour son compte. La conversation d’un client est conservée sous forme de texte pendant 30 jours, jamais sous forme audio. Les recherches de réservation n’affichent que le prénom du client, les dates, le type de chambre et le solde. Les informations d’enregistrement exigées par la loi, et la photo d’une pièce d’identité lorsque l’hôtel utilise cette option et que le client l’accepte, sont stockées chiffrées et supprimées après le délai fixé par le pays.
• Réponses de configuration : ce qu’un hôtel nous indique à l’inscription (type d’établissement, taille, objectifs) pour lui suggérer une offre et l’aider à démarrer.

3. Comment nous les utilisons

• Pour fournir ChatBeds : gérer les réservations, envoyer des messages, comprendre les demandes du personnel, préparer des rapports et envoyer des alertes.
• Pour facturer le service et envoyer des messages liés au compte (rappels d’essai, reçus, avis de sécurité).
• Pour assister les hôtels quand ils le demandent, et uniquement avec l’accès qu’ils activent.
• Pour assurer la sécurité du service, prévenir les abus et respecter nos obligations légales.
• Pour améliorer ChatBeds à l’aide de mesures agrégées et non identifiantes de son utilisation.

Nous ne vendons pas de données personnelles et n’utilisons pas les données des hôtels ou des clients à des fins publicitaires.

4. Prestataires

Nous faisons appel à ces prestataires pour faire fonctionner ChatBeds. Chacun ne traite les données que pour nous fournir son service :

• Google Cloud et Firebase (hébergement, base de données, connexion) et Google Gemini (comprendre et traduire les messages ; lire les photos des chambres nettoyées ; suggestions de prix ; et, pour Ana, vous entendre et vous répondre en temps réel via la Gemini Live API).
• Meta Platforms (la WhatsApp Business Platform, pour le numéro de l’hôtel).
• Stripe (facturation de l’abonnement, et paiements qu’un hôtel encaisse sur son propre compte Stripe).
• Groq (transcription des messages vocaux en texte).
• Prestataires d’envoi d’e-mails, pour les e-mails liés au compte.

Certains prestataires traitent des données aux États-Unis et dans d’autres pays. Lorsque la loi l’exige, nous nous appuyons sur des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types.

5. Durée de conservation

Les transcriptions des conversations avec Ana sont conservées 90 jours, puis supprimées ; seules leur durée et des statistiques sont gardées, sans aucun mot.

Nous conservons les données d’un hôtel tant que son compte est ouvert. À la fermeture d’un compte, nous supprimons ou anonymisons ses données sous 90 jours, sauf ce que nous devons conserver pour des raisons fiscales, comptables ou légales. Les sauvegardes sont renouvelées selon leur propre calendrier.

6. Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer de droits d’accès, de rectification, de suppression ou de portabilité de vos données personnelles, du droit de vous opposer à certains usages ou de les limiter, et du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données. Si vous êtes client ou membre du personnel d’un hôtel, contactez d’abord cet hôtel ; nous l’aiderons à vous répondre. Voir aussi comment supprimer vos données.

7. Sécurité

Nous protégeons les données par le chiffrement en transit, le chiffrement des secrets stockés, un accès par rôle et un historique de qui a fait quoi. Pour en savoir plus, consultez notre page sécurité.

8. Enfants

ChatBeds est un service destiné aux entreprises et ne s’adresse pas aux enfants de moins de 16 ans.

9. Modifications

Nous publierons toute modification ici et, pour les modifications importantes, en informerons les titulaires de compte par e-mail avant leur entrée en vigueur.

10. Contact

Bang Tech Inc., 131 Continental Dr Suite 305, Newark, DE 19713, US. E-mail contact@chatbeds.app, téléphone +1 (601) 978-7767.