Informativa sulla privacy

Questa informativa spiega come Bang Tech Inc. («noi») tratta i dati personali in ChatBeds: questo sito, l’app web su app.chatbeds.app e il servizio WhatsApp che gli hotel usano con essa.

1. Chi è il titolare

Per gli account degli hotel e i relativi accessi, e per questo sito, siamo il titolare del trattamento. Per i dati che un hotel conserva in ChatBeds sui propri ospiti e sul proprio personale, il titolare è l’hotel e noi li trattiamo per suo conto e secondo le sue istruzioni.

2. Cosa raccogliamo

• Dati dell’account: nomi, indirizzi email, numeri di telefono e ruoli delle persone che usano ChatBeds, e i dati dell’hotel.
• Dati dell’hotel: camere, prezzi, prenotazioni, dati degli ospiti, pagamenti, attività, magazzino e il registro di chi ha fatto cosa, così come inseriti dall’hotel o dal suo personale, o ricevuti dai suoi canali e partner.
• Messaggi WhatsApp: messaggi e vocali che personale e ospiti inviano al numero collegato dell’hotel, e le risposte inviate da esso.
• Dati di fatturazione: il piano, le fatture e le ultime quattro cifre della carta. I numeri di carta sono gestiti da Stripe e non arrivano mai a noi.
• Dati tecnici: registri delle richieste (come indirizzo IP e browser), conservati per far funzionare e proteggere il servizio.
• Conversazioni con Ana, la nostra assistente vocale: ciò che dici ad Ana, ciò che risponde e ciò che fa per te. La tua voce viene elaborata in tempo reale per capirti e risponderti e non viene mai registrata né conservata. Una trascrizione testuale viene conservata per 90 giorni, per proseguire una conversazione, aiutarti se contatti l’assistenza e migliorare Ana; il personale di ChatBeds ne apre una solo per aiutare, e ogni apertura viene registrata. Ana ti chiede il consenso prima di ascoltarti per la prima volta. Sul nostro sito, prima che tu ti registri, conserviamo anche un identificativo casuale e un hash con chiave (mai l’indirizzo stesso) del tuo indirizzo IP, per limitare quanto tempo al giorno i visitatori possono parlare con lei.
• Ospiti allo schermo della reception di un hotel (Ana alla reception): quando un hotel usa Ana al banco, l’hotel è titolare dei dati dei suoi ospiti e ChatBeds li tratta per conto dell’hotel. La conversazione di un ospite viene conservata come testo per 30 giorni, mai come audio. Le ricerche di prenotazione mostrano solo il nome dell’ospite, le date, il tipo di camera e il saldo. I dati di registrazione richiesti dalla legge, e la foto di un documento d’identità quando l’hotel usa questa opzione e l’ospite acconsente, sono conservati crittografati e cancellati dopo il periodo stabilito dal paese.
• Risposte di configurazione: ciò che un hotel ci dice al momento della registrazione (tipo di struttura, dimensioni, obiettivi) per suggerirgli un piano e aiutarlo a iniziare.

3. Come li usiamo

• Per fornire ChatBeds: gestire prenotazioni, inviare messaggi, capire le richieste del personale, preparare report e inviare avvisi.
• Per fatturare il servizio e inviare comunicazioni sull’account (promemoria della prova, ricevute, avvisi di sicurezza).
• Per assistere gli hotel quando lo chiedono, e solo con l’accesso che attivano.
• Per mantenere sicuro il servizio, prevenire abusi e adempiere agli obblighi di legge.
• Per migliorare ChatBeds usando misurazioni aggregate e non identificative del suo utilizzo.

Non vendiamo dati personali e non usiamo i dati di hotel o ospiti per pubblicità.

4. Fornitori di servizi

Usiamo questi fornitori per far funzionare ChatBeds. Ognuno tratta i dati solo per fornirci il proprio servizio:

• Google Cloud e Firebase (hosting, database, accesso) e Google Gemini (comprendere e tradurre i messaggi; leggere le foto delle camere pulite; suggerimenti di prezzo; e, per Ana, ascoltarti e risponderti in tempo reale tramite la Gemini Live API).
• Meta Platforms (la WhatsApp Business Platform, per il numero dell’hotel).
• Stripe (fatturazione dell’abbonamento e pagamenti che un hotel incassa sul proprio account Stripe).
• Groq (trasformare i messaggi vocali in testo).
• Fornitori di invio email, per le email relative all’account.

Alcuni fornitori trattano dati negli Stati Uniti e in altri paesi. Dove la legge lo richiede, ci basiamo su garanzie adeguate come le clausole contrattuali standard.

5. Per quanto tempo li conserviamo

Le trascrizioni delle conversazioni con Ana sono conservate per 90 giorni, poi cancellate; restano solo la loro durata e dei conteggi, senza alcuna parola.

Conserviamo i dati di un hotel finché il suo account è aperto. Quando un account viene chiuso, cancelliamo o anonimizziamo i suoi dati entro 90 giorni, tranne ciò che dobbiamo conservare per motivi fiscali, contabili o legali. I backup si rinnovano secondo il proprio calendario.

6. I tuoi diritti

A seconda di dove vivi, potresti avere il diritto di accedere, rettificare, cancellare o esportare i tuoi dati personali, di opporti ad alcuni usi o di limitarli, e di presentare reclamo a un’autorità per la protezione dei dati. Se sei un ospite o un membro del personale di un hotel, contatta prima quell’hotel; lo aiuteremo a risponderti. Vedi anche come cancellare i tuoi dati.

7. Sicurezza

Proteggiamo i dati con crittografia in transito, crittografia dei segreti conservati, accesso per ruolo e registri di chi ha fatto cosa. Scopri di più nella nostra pagina sulla sicurezza.

8. Minori

ChatBeds è un servizio per aziende e non è destinato a minori di 16 anni.

9. Modifiche

Pubblicheremo qui ogni modifica e, per quelle importanti, avviseremo via email i titolari degli account prima che entrino in vigore.

10. Contatti

Bang Tech Inc., 131 Continental Dr Suite 305, Newark, DE 19713, US. Email contact@chatbeds.app, telefono +1 (601) 978-7767.