Chính sách quyền riêng tư

Chính sách này giải thích cách Bang Tech Inc. ("chúng tôi") xử lý dữ liệu cá nhân trong ChatBeds: website này, ứng dụng web tại app.chatbeds.app và dịch vụ WhatsApp mà các khách sạn sử dụng cùng.

1. Ai chịu trách nhiệm

Đối với tài khoản của khách sạn và thông tin đăng nhập của họ, cũng như website này, chúng tôi là bên kiểm soát dữ liệu. Đối với dữ liệu khách sạn lưu trong ChatBeds về khách và nhân viên của mình, khách sạn là bên kiểm soát dữ liệu và chúng tôi xử lý dữ liệu đó thay mặt khách sạn và theo chỉ dẫn của khách sạn.

2. Chúng tôi thu thập những gì

• Dữ liệu tài khoản: tên, địa chỉ email, số điện thoại và vai trò của những người dùng ChatBeds, cùng thông tin của khách sạn.
• Dữ liệu khách sạn: phòng, giá, đặt phòng, thông tin khách, thanh toán, công việc, kho và nhật ký ai đã làm gì, do khách sạn hoặc nhân viên nhập vào, hoặc nhận từ các kênh và đối tác của khách sạn.
• Tin nhắn WhatsApp: tin nhắn và ghi âm giọng nói mà nhân viên và khách gửi tới số đã kết nối của khách sạn, cùng các câu trả lời được gửi từ số đó.
• Dữ liệu thanh toán: gói dịch vụ, hóa đơn và bốn chữ số cuối của thẻ. Số thẻ do Stripe xử lý và không bao giờ đến tay chúng tôi.
• Dữ liệu kỹ thuật: nhật ký yêu cầu (như địa chỉ IP và trình duyệt), được lưu để vận hành và bảo vệ dịch vụ.
• Cuộc trò chuyện với Ana, trợ lý giọng nói của chúng tôi: những gì bạn nói với Ana, những gì Ana trả lời và những gì Ana làm cho bạn. Giọng nói của bạn được xử lý theo thời gian thực để hiểu và trả lời bạn, và không bao giờ được ghi âm hay lưu trữ. Bản ghi văn bản được lưu trong 90 ngày, để tiếp tục cuộc trò chuyện, hỗ trợ bạn nếu bạn liên hệ bộ phận hỗ trợ và để cải thiện Ana; nhân viên ChatBeds chỉ mở bản ghi để hỗ trợ, và mỗi lần mở đều được ghi lại. Ana xin sự đồng ý của bạn trước khi nghe lần đầu. Trên website của chúng tôi, trước khi bạn đăng ký, chúng tôi cũng lưu một mã định danh ngẫu nhiên và một giá trị băm có khóa (không bao giờ là chính địa chỉ) của địa chỉ IP của bạn, để giới hạn thời gian khách truy cập có thể nói chuyện với Ana mỗi ngày.
• Khách tại màn hình lễ tân của khách sạn (Ana tại quầy lễ tân): khi khách sạn dùng Ana tại quầy, khách sạn là bên kiểm soát dữ liệu của khách và ChatBeds xử lý dữ liệu đó cho khách sạn. Cuộc trò chuyện của khách được lưu dưới dạng văn bản trong 30 ngày, không bao giờ dưới dạng âm thanh. Khi tra cứu đặt phòng chỉ hiển thị tên của khách, ngày lưu trú, loại phòng và số dư. Thông tin đăng ký theo yêu cầu của pháp luật, và ảnh giấy tờ tùy thân khi khách sạn dùng tùy chọn này và khách đồng ý, được lưu dưới dạng mã hóa và xóa sau thời hạn quốc gia quy định.
• Câu trả lời khi thiết lập: những gì khách sạn cho chúng tôi biết khi đăng ký (loại hình cơ sở, quy mô, mục tiêu) để đề xuất gói phù hợp và giúp khách sạn bắt đầu.

3. Chúng tôi sử dụng dữ liệu như thế nào

• Để cung cấp ChatBeds: xử lý đặt phòng, gửi tin nhắn, hiểu yêu cầu của nhân viên, lập báo cáo và gửi cảnh báo.
• Để tính phí dịch vụ và gửi thông báo tài khoản (nhắc nhở dùng thử, biên nhận, thông báo bảo mật).
• Để hỗ trợ khách sạn khi họ yêu cầu, và chỉ với quyền truy cập họ bật.
• Để giữ an toàn cho dịch vụ, ngăn chặn lạm dụng và đáp ứng nghĩa vụ pháp lý.
• Để cải thiện ChatBeds bằng các số liệu tổng hợp, không định danh về cách dịch vụ được sử dụng.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân và không dùng dữ liệu của khách sạn hay khách cho mục đích quảng cáo.

4. Nhà cung cấp dịch vụ

Chúng tôi dùng các nhà cung cấp sau để vận hành ChatBeds. Mỗi bên chỉ xử lý dữ liệu để cung cấp dịch vụ của họ cho chúng tôi:

• Google Cloud và Firebase (lưu trữ, cơ sở dữ liệu, đăng nhập) và Google Gemini (hiểu và dịch tin nhắn; đọc ảnh phòng đã dọn; gợi ý giá; và, đối với Ana, nghe và trả lời bạn theo thời gian thực qua Gemini Live API).
• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform, cho số điện thoại của khách sạn).
• Stripe (thanh toán gói thuê bao, và các khoản thanh toán khách sạn nhận trên tài khoản Stripe của chính mình).
• Groq (chuyển ghi âm giọng nói thành văn bản).
• Nhà cung cấp dịch vụ gửi email, cho các email tài khoản.

Một số nhà cung cấp xử lý dữ liệu tại Hoa Kỳ và các quốc gia khác. Khi pháp luật yêu cầu, chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp như điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn.

5. Chúng tôi lưu giữ trong bao lâu

Bản ghi cuộc trò chuyện với Ana được lưu trong 90 ngày rồi xóa; chỉ còn lại độ dài và số lượng, không có từ ngữ nào.

Chúng tôi lưu dữ liệu của khách sạn khi tài khoản còn hoạt động. Khi tài khoản bị đóng, chúng tôi xóa hoặc ẩn danh hóa dữ liệu trong vòng 90 ngày, trừ những gì phải giữ vì lý do thuế, kế toán hoặc pháp lý. Bản sao lưu được thay thế theo lịch riêng.

6. Quyền của bạn

Tùy theo nơi bạn sống, bạn có thể có quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa hoặc xuất dữ liệu cá nhân của mình, phản đối hoặc hạn chế một số cách sử dụng, và khiếu nại với cơ quan bảo vệ dữ liệu. Nếu bạn là khách hoặc nhân viên của một khách sạn, vui lòng liên hệ khách sạn đó trước; chúng tôi sẽ giúp họ trả lời bạn. Xem thêm cách xóa dữ liệu của bạn.

7. Bảo mật

Chúng tôi bảo vệ dữ liệu bằng mã hóa khi truyền tải, mã hóa các thông tin bí mật được lưu trữ, phân quyền truy cập theo vai trò và nhật ký ai đã làm gì. Đọc thêm tại trang bảo mật của chúng tôi.

8. Trẻ em

ChatBeds là dịch vụ dành cho doanh nghiệp và không dành cho trẻ em dưới 16 tuổi.

9. Thay đổi

Chúng tôi sẽ đăng mọi thay đổi tại đây và, với những thay đổi quan trọng, sẽ thông báo cho chủ tài khoản qua email trước khi có hiệu lực.

10. Liên hệ

Bang Tech Inc., 131 Continental Dr Suite 305, Newark, DE 19713, US. Email contact@chatbeds.app, điện thoại +1 (601) 978-7767.