Privacybeleid

Dit beleid legt uit hoe Bang Tech Inc. ("wij", "ons") omgaat met persoonsgegevens in ChatBeds: deze website, de webapp op app.chatbeds.app en de WhatsApp-dienst die hotels daarbij gebruiken.

1. Wie verantwoordelijk is

Voor de accounts van hotels en hun logins, en voor deze website, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die een hotel in ChatBeds over zijn gasten en personeel bewaart, is het hotel de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij die namens het hotel en op zijn instructies.

2. Wat wij verzamelen

• Accountgegevens: namen, e-mailadressen, telefoonnummers en rollen van de mensen die ChatBeds gebruiken, en de gegevens van het hotel.
• Hotelgegevens: kamers, prijzen, boekingen, gastgegevens, betalingen, taken, voorraad en de registratie van wie wat deed, zoals ingevoerd door het hotel of zijn personeel, of ontvangen van zijn kanalen en partners.
• WhatsApp-berichten: berichten en spraakberichten die personeel en gasten naar het gekoppelde nummer van het hotel sturen, en de antwoorden die daarvandaan worden verstuurd.
• Factuurgegevens: het abonnement, facturen en de laatste vier cijfers van de kaart. Kaartnummers worden door Stripe verwerkt en bereiken ons nooit.
• Technische gegevens: logs van verzoeken (zoals IP-adres en browser), bewaard om de dienst te laten werken en te beschermen.
• Gesprekken met Ana, onze spraakassistent: wat u tegen Ana zegt, wat zij antwoordt en wat zij voor u doet. Uw stem wordt in realtime verwerkt om u te begrijpen en te antwoorden, en wordt nooit opgenomen of opgeslagen. Een tekstverslag wordt 90 dagen bewaard, om een gesprek te kunnen voortzetten, om u te helpen als u contact opneemt met support en om Ana te verbeteren; medewerkers van ChatBeds openen een verslag alleen om te helpen, en elke keer dat het wordt geopend, wordt vastgelegd. Ana vraagt uw toestemming voordat ze voor het eerst luistert. Op onze website bewaren wij, voordat u zich aanmeldt, ook een willekeurige identificatiecode en een hash met sleutel (nooit het adres zelf) van uw IP-adres, om te beperken hoe lang bezoekers per dag met haar kunnen praten.
• Gasten bij het receptiescherm van een hotel (Ana bij de receptie): wanneer een hotel Ana aan de balie gebruikt, is het hotel de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn gasten en verwerkt ChatBeds die voor het hotel. Het gesprek van een gast wordt 30 dagen als tekst bewaard, nooit als audio. Bij het opzoeken van een boeking worden alleen de voornaam, data, het kamertype en het saldo van de gast getoond. Registratiegegevens die de wet vereist, en een foto van een identiteitsbewijs waar het hotel die optie gebruikt en de gast daarmee instemt, worden versleuteld opgeslagen en verwijderd na de termijn die het land bepaalt.
• Antwoorden bij de installatie: wat een hotel ons bij de aanmelding vertelt (type accommodatie, grootte, doelen) om een abonnement voor te stellen en het op weg te helpen.

3. Hoe wij ze gebruiken

• Om ChatBeds te leveren: boekingen verwerken, berichten versturen, verzoeken van personeel begrijpen, rapporten opstellen en meldingen versturen.
• Om de dienst te factureren en accountberichten te versturen (herinneringen over de proefperiode, ontvangstbewijzen, beveiligingsmeldingen).
• Om hotels te ondersteunen wanneer zij daarom vragen, en alleen met de toegang die zij aanzetten.
• Om de dienst veilig te houden, misbruik te voorkomen en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
• Om ChatBeds te verbeteren met geaggregeerde, niet-identificerende metingen van hoe het wordt gebruikt.

Wij verkopen geen persoonsgegevens, en wij gebruiken de gegevens van hotels of gasten niet voor reclame.

4. Dienstverleners

Wij gebruiken deze dienstverleners om ChatBeds te laten werken. Elk van hen verwerkt gegevens uitsluitend om zijn dienst aan ons te leveren:

• Google Cloud en Firebase (hosting, database, inloggen) en Google Gemini (berichten begrijpen en vertalen; foto's van schoongemaakte kamers beoordelen; prijssuggesties; en, voor Ana, u in realtime horen en antwoorden via de Gemini Live API).
• Meta Platforms (het WhatsApp Business Platform, voor het nummer van het hotel).
• Stripe (facturering van abonnementen, en betalingen die een hotel op zijn eigen Stripe-account ontvangt).
• Groq (spraakberichten omzetten in tekst).
• Aanbieders van e-mailbezorging, voor e-mails over het account.

Sommige dienstverleners verwerken gegevens in de Verenigde Staten en andere landen. Waar de wet dat vereist, maken wij gebruik van passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen.

5. Hoe lang wij ze bewaren

Verslagen van gesprekken met Ana worden 90 dagen bewaard en daarna verwijderd; alleen hun lengte en aantallen blijven over, zonder woorden.

Wij bewaren de gegevens van een hotel zolang het account open is. Wanneer een account wordt gesloten, verwijderen of anonimiseren wij de gegevens binnen 90 dagen, behalve wat wij om fiscale, boekhoudkundige of juridische redenen moeten bewaren. Back-ups worden volgens hun eigen schema vervangen.

6. Uw rechten

Afhankelijk van waar u woont, hebt u mogelijk het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of te exporteren, bezwaar te maken tegen of beperking te vragen van bepaalde vormen van gebruik, en een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit. Bent u gast of medewerker van een hotel, neem dan eerst contact op met dat hotel; wij helpen het hotel u te antwoorden. Zie ook hoe u uw gegevens verwijdert.

7. Beveiliging

Wij beschermen gegevens met versleuteling tijdens het transport, versleuteling van opgeslagen geheimen, toegang per rol en een registratie van wie wat deed. Lees meer op onze beveiligingspagina.

8. Kinderen

ChatBeds is een zakelijke dienst en is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar.

9. Wijzigingen

Wij publiceren elke wijziging hier en informeren accounteigenaren bij belangrijke wijzigingen per e-mail voordat die ingaan.

10. Contact

Bang Tech Inc., 131 Continental Dr Suite 305, Newark, DE 19713, US. E-mail contact@chatbeds.app, telefoon +1 (601) 978-7767.